Biên bản sự việc là gì? Dùng trong trường hợp nào?

Biên bản sự việc là một văn bản tài liệu không thể thiếu trong mỗi buổi làm việc của doanh nghiệp hay những cuộc gặp gỡ, trao đổi giữa các đối tác. Hôm nay, tintuctuyensinh sẽ giúp bạn hiểu hơn về nội dung và yêu cầu của loại văn bản này

1, Biên bản sự việc là gì?

Tại các buổi làm việc, trao đổi và giải quyết vướng mắc, biên bản làm việc là phương thức phổ biến nhất để ghi lại nội dung cuộc họp.

Người ta gọi đó là “biên bản sự việc/làm việc” dùng để tường thuật những sự việc trong quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều người. Loại văn bản này không hiệu lực về pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm cơ sở cho sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm được toàn bộ nội dung cuộc họp đã diễn ra.

2, Yêu cầu khi lập biên bản sự việc

Biên bản sự việc được sử dụng khi các cơ quan, DN cần thể hiện nội dung công việc hoặc thỏa thuận giải quyết vấn đề đã được phê duyệt mà cần có chữ ký của các thành viên tham gia để làm hồ sơ.

Do đó, biên bản sự việc phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

– Sự kiện, sự kiện, số liệu phải chính xác, cụ thể, chi tiết;

– Người lập biên bản sự việc phải công minh, ghi rõ ràng, trung thực toàn bộ nội dung cuộc họp để làm cơ sở làm việc;

– Nội dung rõ ràng, mạch lạc và có trọng tâm;

– Thông tin chặt chẽ, logic, theo diễn biến cuộc họp;

– Ngôn ngữ súc tích, dễ hiểu, không dùng các từ ngữ mỹ miều, có nhiều nghĩa dễ gây hiểu lầm và không chuẩn mực;

– Đảm bảo chính xác hình thức biên bản.

3, Lưu ý biên bản sự việc

Để đảm bảo tính hợp lệ của biên bản sự việc, người lập biên bản phải lưu ý những vấn đề sau:

– Nội dung biên bản phải hợp pháp, không có nội dung nào trái với quy định của pháp luật.

– Cần ghi chép đầy đủ, chính xác và chi tiết, đặc biệt là những vấn đề trọng tâm. Nếu lời nói của đại diện các bên thì nên ghi lại nguyên văn để những người không liên quan có thể hiểu rõ vấn đề và dễ dàng thực hiện.

– Sự đồng ý và phê duyệt cần được xác định và cụ thể hóa; thời gian, thời gian để thực hiện thỏa thuận, nếu không cuộc họp sẽ vô nghĩa và không ai có trách nhiệm thực hiện.

– Biên bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của mỗi bên hoặc của từng người tham gia cuộc họp hoặc người đại diện theo pháp luật của người đó. Chữ ký này xác nhận các bên, các bên tham gia đã xác nhận kết quả công việc và đây sẽ là một trong những căn cứ để ràng buộc trách nhiệm giữa các bên

4, Hướng dẫn viết biên bản sự việc

(1) Tên của biên bản sự việc cần xúc tích, ngắn gọn, nêu được rõ nội dung của cuộc họp.

Ví dụ:

– Về xây dựng nhà ăn xã hội ;

– Về việc bổ nhiệm giám đốc/phó giám đốc mới

(2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những người tham gia làm việc.

Trường hợp cuộc họp diễn ra giữa các đối tác, có thể nêu chi tiết thêm thông tin về người đại diện: chức danh, thông tin cá nhân, SĐT

(3) Nội dung cuộc họp cần được trình bày chi tiết theo trình tự thời gian của cuộc họp. Các nội dung quan trọng phải được trình bày thành các tiêu đề rõ ràng, chính xác.

Nếu cuộc họp đã đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này phải được lập thành biên bản, và tất nhiên không thể thiếu phương án do các bên quyết định thực hiện.

Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến ​​đóng góp, xây dựng của các cá nhân tham gia cuộc họp.

(4) Biên bản làm việc phải có chữ ký của tất cả các bên liên quan. Trường hợp cá nhân, đương sự không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người lập biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.

5, Các mục cần có trong biên bản sự việc

Biên bản sự việc không phải là loại hồ sơ giấy tờ có tính pháp lý mà của riêng từng tổ chức, doanh nghiệp sử dụng làm căn cứ cho các cuộc họp để triển khai công việc. Vì vậy, không có form chuẩn nào cho loại văn bản này. Tuy nhiên, các mục bắt buộc cần có:

1.       Quốc hiệu, tiêu ngữ
2.       Thời gian, địa điểm lập biên bản làm việc
3.       Tiêu đề
4.       Thành phần tham gia cuộc họp
5.       Nội dung cuộc họp
6.       Kết thúc cuộc họp: thời gian, số trang, số biên bản được lập có giá trị tương đương
7.       Ký tên của các bên tham gia cuộc họp

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến biên bản sự việc. Hy vọng tintuctuyensinh đã giúp các bạn hiểu hơn về loại văn bản này. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• Từ láy là gì? Từ láy được sử dụng như thế nào trong Tiếng Việt

• Khởi ngữ là gì? Có tác dụng gì trong hành văn

• Trợ từ là gì? Sử dụng trợ từ như thế nào?
• Thuyết mình là gì? Phân biệt khái niệm thuyết minh với phương pháp thuyết minh